ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส (e-document)

Transcription

1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส (e-document) จ ดทำโดย นำงสำวจ ฑำร ตน โถช ย เจ ำหน ำท บร หำรงำนท วไป ส ำน กงำนคณบด คณะว ทยำศำสตร และเทคโนโลย คณะว ทยำศำสตร และเทคโนโลย สถำบ นเทคโนโลย ปท มว น 2558

2 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 2 คานา ค ม อกำรใช งำนระบบสำรบรรณอ เล กทรอน กส (e-document) คณะว ทยำศำสตร และ เทคโนโลย สถำบ นเทคโนโลย ปท มว น จ ดทำข นเพ อให กำรปฏ บ ต งำนระบบสำรบรรณเป นไปท ศทำง เด ยวก น และม ประส ทธ ภำพในกำรบร หำรจ ดกำรให ด ย งข น ท งในเร องกำรร บเอกสำร กำรใช งำน กล องเอกสำรเข ำ กล องเอกสำรออก และกำรสร ำงเอกสำร ผ จ ดท ำได ด ำเน นกำรรวบรวมข อม ลต ำงๆ เพ อให ค ม อเล มน ม ควำมสมบ รณ เป นประโยชน และบรรล ว ตถ ประสงค ในกำรดำเน นงำน หำกผ ดพลำดประกำรใด ขออภ ยมำ ณ ท น นำงสำวจ ฑำร ตน โถช ย เจ ำหน ำท บร หำรงำนท วไป สำน กงำนคณบด คณะว ทยำศำสตร และเทคโนโลย

3 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 3 สารบ ญ เร อง หน าท คำนำ สำรบ ญ ระเบ ยบสำน กนำยกร ฐมนตร ว ำด วยงำนสำรบรรณ...2 กำรเข ำส ระบบ...6 หน ำแรก (Home)...8 เมน กำรใช งำน...10 กำรใช งำนกล องเอกสำรเข ำ (Inbox) 15 กล องสร ำงเอกสำร สร ำงแล วส งออก ร บเอกสำร กล องเอกสำรออก (Sent box) 26 กำรลงร บเอกสำรใน Microsoft Excel...28 บรรณำน กรม...32

4 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 4 ระเบ ยบสำน กนำยกร ฐมนตร ว ำด วยงำนสำรบรรณ

5 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 5 1. ระเบ ยบท เก ยวข อง ป จจ บ นงำนสำรบรรณม ระเบ ยบท เก ยวข อง 2 ฉบ บ ได แก ระเบ ยบสำน กนำยกร ฐมนตร ว ำด วยงำนสำรบรรณ พ.ศ.2526 และ ระเบ ยบสำน กนำยกร ฐมนตร ว ำด วยงำนสำรบรรณ พ.ศ.2548 ซ งเป นกำรเพ มเต มค ำน ยำมเก ยวก บเอกสำร อ เล กทรอน กส และค ำว ำ ระบบสำรบรรณ อ เล กทรอน กส 2. ควำมหมำยของงำนสำรบรรณ ตำมระเบ ยบสำน กนำยกร ฐมนตร ว ำด วยงำนสำรบรรณ พ.ศ.2526 ให ควำมหมำยของค ำว ำ งำนสำรบรรณ ไว ว ำ หมำยถ ง งำนท เก ยวข องก บกำรบร หำรงำนเอกสำร เร มต งแต กำรจ ดท ำ กำรร บ กำรส ง กำรเก บร กษำ กำรย ม จนถ งกำรท ำลำย ซ งเป นกำรก ำหนดข นตอนและขอบข ำย ของงำนสำรบรรณ ว ำเก ยวข องก บเร องอะไรบ ำง แต ในทำงปฏ บ ต กำรบร หำรงำนเอกสำรท งปวง จะเร มต งแต กำรค ด อ ำน ร ำง เข ยน แต ง พ มพ จด จ ำ ท ำส ำเนำ ส งหร อส อข อควำม ร บ บ นท ก จดรำยงำนกำรประช ม สร ปย อเร อง เสนอ ส งกำร ตอบ ท ำรห ส เก บเข ำท ค นหำ ต ดตำมและ ท ำลำย ท งน ต องท ำเป นระบบท ให เก ดควำมสะดวก รวดเร ว ถ กต องและม ประส ทธ ภำพ เพ อประหย ดเวลำ แรงงำน และค ำใช จ ำย 3. ควำมหมำยของหน งส อรำชกำร หน งส อรำชกำร ค อ เอกสำรท เป นหล กฐำนในรำชกำร ได แก 1. หน งส อท ม ไปมำระหว ำงส วนรำชกำร 2. หน งส อท ส วนรำชกำรม ไปถ งหน วยงำนอ นท ม ใช รำชกำร หร อบ คคลภำยนอก 3. หน งส อท หน วยงำนอ นท ม ใช ส วนรำชกำร หร อบ คคลภำยนอกม มำถ งส วนรำชกำร 4. หน งส อท หน วยงำนจ ดทำข นเพ อเป นหล กฐำนในรำชกำร 5. เอกสำรท ทำงรำชกำรจ ดทำข นตำมกฎหมำย ระเบ ยบ หร อ ข อบ งค บ 6. ข อม ลข ำวสำรหร อหน งส อท ได ร บจำกระบบสำรบรรณอ เล กทรอน กส (ระเบ ยบส ำน กนำยกร ฐมนตร ว ำด วยงำนสำรบรรณ (ฉบ บท 2) พ.ศ.2548 แก ไขเพ มเต ม ข อ 4 ให เพ มคำน ยำมว ำ อ เล กทรอน กส และค ำว ำ ระบบสำรบรรณอ เล กทรอน กส ระหว ำงน ยำมค ำว ำ หน งส อ และ ส วนรำชกำร ในข อ 6 แห งระเบ ยบส ำ น กนำยกร ฐมนตร ว ำด วยงำนสำรบรรณ พ.ศ.2526 อ เล กทรอน กส หมำยควำมว ำ กำรประย กต ใช ว ธ กำรทำงอ เล กตรอน ไฟฟ ำ คล น แม เหล กไฟฟ ำ หร อว ธ อ นใดในล กษณะคล ำยก น และให หมำยควำมรวมถ งกำรประย กต ใช ว ธ กำร ทำงแสง ว ธ กำรทำงแม เหล กหร ออ ปกรณ ท เก ยวข องก บกำรประย กต ใช ว ธ ต ำงๆ เช นว ำน น ระบบ สำรบรรณอ เล กทรอน กส หมำยควำมว ำ กำรร บส งข อม ลข ำวสำรหร อหน งส อผ ำนระบบส อสำรด วย ว ธ กำรทำงอ เล กทรอน กส

6 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 6 4. ชน ดของหน งส อรำชกำร กำรปฏ บ ต งำนสำรบรรณ เป นกำรปฏ บ ต งำนเก ยวก บหน งส อรำชกำร 6 ชน ด ค อ 1. หน งส อภำยใน 2. หน งส อภำยนอก 3. หน งส อประท บตรำแทนกำรลงช อ 4. หน งส อส งกำร 5. หน งส อประชำส มพ นธ 6. หน งส อท เจ ำหน ำท ทำข นหร อร บไว เป นหล กฐำนในรำชกำร 5. ช นควำมเร วของหน งส อ 1) ด วนท ส ด ให เจ ำหน ำท ปฏ บ ต ท นท ท ได ร บหน งส อน น 2) ด วนมำก เจ ำหน ำท ปฏ บ ต โดยเร ว 3) ด วน เจ ำหน ำท ปฏ บ ต เร วกว ำปกต เท ำท จะทำได หน งส อท จ ดทำข นโดยปกต ให ม สำเนำค ฉบ บ เก บไว ท ต นเร อง 1 ฉบ บ และให ม สำเนำเก บ ไว ท หน วยงำนสำรบรรณกลำง 1 ฉบ บ ส ำเนำค ฉบ บ ให ผ ลงช อ ลงลำยม อช อ หร อลำยม อช อย อ และให ผ ร ำง ผ พ มพ ผ ตรวจลงลำยม อช อหร อลำยม อช อย อไว ท ขอบล ำง ด ำนขวำม อของหน งส อ 6. ช นของหน งส อล บ 1) ล บท ส ด ได แก ควำมล บท ม ควำมสำค ญท ส ดเก ยวก บข ำวสำร ว ตถ หร อบ คคล ซ งหำก ควำมล บด งกล ำวท งหมดหร อเพ ยงบำงส วนร วไหลไปถ งบ คคลผ ไม ม หน ำท ได ทรำบ จะท ำให เก ด ควำมเส ยหำยหร อเป นภย นตรำยต อควำมม นคง ควำมปลอดภ ย หร อควำมสงบเร ยบร อยของ ประเทศชำต หร อพ นธม ตรอย ำงร ำยแรงท ส ด 2) ล บมำก ได แก ควำมล บท ม ควำมสำค ญมำกเก ยวก บข ำวสำรว ตถ หร อบ คคล ซ งถ ำ หำกควำมล บด งกล ำวหร อเพ ยงบำงส วนร วไหลไปถ งบ คคลท ไม ม หน ำท ได ทรำบ จะท ำให เก ดควำม เส ยหำยหร อเป นภย นตรำยต อควำมม นคง ควำมปลอดภ ยของประเทศชำต หร อพ นธม ตรหร อควำม เร ยบร อยภำยในรำชอำณำจ กรอย ำงร ำยแรง 3) ล บ ได แก ควำมล บท ม ควำมสำค ญเก ยวก บข ำวสำร ว ตถ หร อบ คคล ซ งถ ำหำก ควำมล บด งกล ำวหร อเพ ยงบำงส วนร วไหลไปถ งบ คคลท ไม ม หน ำท ได ทรำบ จะท ำให เก ดควำม เส ยหำยต อทำงรำชกำรหร อเก ยรต ภ ม ของประเทศชำต หร อพ นธม ตรได 4) ปกป ด ได แก ควำมล บซ งไม พ งเป ดเผยให ผ ไม ม หน ำท ได ทรำบ โดยสงวนไว ให ทรำบ เฉพำะบ คคลท ม หน ำท ต องทรำบเพ อประโยชน ในกำรปฏ บ ต รำชกำรเท ำน น

7 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 7 7. กำรใช ตรำคร ฑ ตรำคร ฑมำตรฐำนม 2 ขนำด - ต วคร ฑส ง 3 เซนต เมตร - ต วคร ฑส ง 1.5 เซนต เมตร ตรำช อส วนรำชกำรท ใช เป นหน งส อประท บตรำม ร ปวงกลมซ อนก นเส นผ ำนศ นย กลำง วงนอก 4.5 เซนต เมตร วงใน 3.5 เซนต เมตร ล อมคร ฑ

8 การเข าส ระบบ ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 8

9 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 9 เป ดโปรแกรม Internet Explorer 1. คล กท สถำบ นเทคโนโลย ปท มว น 2. กรอกข อม ลให ครบถ วน ในหน ำ login 2.1 กรณ ท ม Password กรอก ช อผ ใช งำน และ รห สผ ำน ให ถ กต อง แล วคล ก ตกลง

10 หน าแรก (Home) ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 10

11 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 11 หน ำแรก เม อเข ำส กำรใช งำนระบบสำรบรรณอ เล กทรอน กส แบ งส วนกำรใช งำนออกเป น 3 ส วน ค อ 1. ส วนของเมน กำรใช งำน ประกอบไปด วย ไฟล ม มมอง เคร องม อ รำยงำน ช วยเหล อ 2. ส วนแสดงกล องเอกสำร ซ งจะแสดงรำยช อ และกล องเอกสำร 3. ส วนแสดงผล จะเปล ยนแปลงแสดงผลไปตำมกำรทำงำนในแต ละส วน ในหน ำแรกน ย ง ไม ม เอกสำรใหม

12 เมน การใช งาน ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 12

13 เมน กำรใช งำนจะแบ งออกเป น 4 หมวดหล กๆ ด วยก น ค อ 1. เมน ไฟล ประกอบไปด วย 1.1 บ นท ก 1.2 พ มพ 1.3 ตรวจสอบเอกสำรใหม 1.4 เปล ยนรห สผ ำน 1.5 Lock Screen 1.6 ป ด ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 13

14 2. เมน ม มมอง ประกอบไปด วย 2.1 แสดง/ ซ อนแท บ Folder 2.2 ขนำดอ กษร 2.3 รำยกำรอำนำจท ได ร บ 2.4 แม แบบเอกสำรและเอกสำรสำค ญ ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 14

15 3. เมน เคร องม อ ประกอบไปด วย 3.1 ป ดหน ำต ำงท งหมด 3.2 สม ดรำยช อ 3.3 เลขร บและส งเอกสำร 3.4 ตอบและถอนอำนำจ 3.5 ส งเอกสำรอ ตโนม ต 3.6 ขอ/จองเลขเอกสำร 3.7 ต วเล อก ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 15

16 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เมน รายงาน ประกอบไปด วย 4.1 รำยงำนมำตรฐำนประจำระบบ 4.2 รำยงำนสร ปมำตรฐำนประจำระบบ 4.3 รำยงำนเพ มเต ม มหำว ทยำล ยบ รพำ 4.4. รำยงำนเพ มเต ม มหำว ทยำล ยรำชภ ฏจ นทรเกษม 5. เมน ช วยเหล อ ประกอบไปด วย 5.1 About 5.2 View user manual

17 การใช งาน กล องเอกสารเข า (Inbox) ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 17

18 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส รายการกล องเอกสารของค ณ และของหน วยงาน 1.1 Alert box : แสดงบ นท กก จกรรมของผ ร บเอกสำร 1.2 Inbox : กล องเอกสำรเข ำ เก บรำยกำรเอกสำรท ส งเข ำมำย งคณะว ทยำศำสตร และเทคโนโลย 1.3 Public box : รำยกำรเอกสำรสำธำรณะ 1.4 Sent box : รำยกำรเอกสำรออก เก บรำยกำรเอกสำรท ส งออกจำกคณะ ว ทยำศำสตร และเทคโนโลย 1.5 Document box : รำยกำรเอกสำรท สร ำงข น 2. ภายในกล องเอกสาร Inbox จะประกอบไปด วย 2.1 สม ดร บหน งส อภำยนอก 2.2 สม ดร บหน งส อภำยใน 2.3 คำร องน กศ กษำ 2.4 คำส งสถำบ นและประกำศ 2.5 หน งส อส งภำยนอก

19 3. รายการเอกสารท อย ในกล องต างๆ ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 19

20 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส กล องเอกสารเข า 2.1 เข ำส กล องเอกสำรเข ำ โดยกำรคล กท Inbox สำมำรถกดป ม แสดงต วอย ำง เพ อแสดงรำยละเอ ยดเอกสำรอย ำงย อ

21 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เม อต องกำรเข ำไปด เน อหำเอกสำรอย ำงครบถ วน ให ด บเบ ลคล กท รำยกำร เอกสำร เอกสำรข นมำ 2.4 ในหน ำเน อหำเอกสำร สำมำรถเร ยกด ไฟล ต ำงๆท ถ กแนบมำก บเอกสำรได โดย กำรคล กท รำยช อไฟล ท แนบมำ 2.5 รำยละเอ ยดท จะแสดงในหน ำน จะประกอบไปด วย ข อม ลท วไป ข อควำมแนบท ำย เอกสำรแนบสำธำรณะจะแสดงร ปและรำยช อเอกสำรแนบอย ำงย อ ข อม ลกำรร บเอกสำร ข อม ลกำรส งเอกสำร หมำยเหต เอกสำร เป ำหมำยของเอกสำร เช น เพ อทรำบ เพ ออน ม ต ทำงเด นเอกสำร จะแสดงเส นทำงกำรร บส งเอกสำรฉบ บน นๆ สร ปรำยกำรอน ม ต จะแสดงรำยช อกำรอน ม ต เอกสำร 2.6 กำรร บเอกสำร ด บเบ ลคล กรำยกำรเอกสำรท ต องกำรร บ จำกน น คล กท ล งค คล กท น เพ อร บเอกสำร จะเป ดหน ำกำรร บ

22 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

23 2.6.2 เล อกประเภทในกำรร บเอกสำร จำกน นคล กท ป ม ร บเอกสำร ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 23

24 กล องสร างเอกสาร ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 24

25 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส สร างแล วส งออก 1.1 คล กป มสร ำงเอกสำร แล วเล อกประเภทกำรสร ำงเอกสำร กรอกข อม ลลงในช อง เร อง 1.3 คล กท ป ม เน อหำ จะปรำกฏ Document Content กรอกรำยละเอ ยด ปล กย อยเพ มเต ม

26 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส คล กท ป ม ส งถ ง จะปรำกฏ สม ดรำยช อ ข นมำ เพ อระบ ปลำยทำงผ ร บ เอกสำร 1.5 เม อระบ รำยละเอ ยดครบถ วน พร อมส งแล ว จ งคล กท ป ม บ นท กแล วส ง

27 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ร บเอกสาร 2.1 คล กท ป ม สร ำงเอกสำร เล อกประเภทกำรสร ำงเอกสำรเป น ร บเอกสำร 2.2 เล อกระบ ประเภทกำรออกเลขร บ 2.3 คล กท ป ม เน อหำ เพ อระบ รำยละเอ ยดปล กย อยเพ มเต ม 2.4 แนบเอกสำรเพ มเต มได โดยกำรคล กท ป ม เพ มเอกสำรแนบ 2.5 เม อกรอกรำยละเอ ยดเร ยบร อยแล ว กดป ม บ นท กแล วป ด

28 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 28

29 กล องเอกสารออก (Sent box) ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 29

30 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 30 กล องเอกสารออก 1. สำมำรถเช ครำยกำรส งเอกสำร สถำนะเอกสำร ได จำก Sent box โดยกำรคล กท Sent box 2. ตรวจด สถำนะของเอกสำร จำกส ญล กษณ หน ำรำยกำรท แสดงข นมำ 3. ด บเบ ลคล กท รำยกำรเอกสำร เพ อเข ำส หน ำเน อหำเอกสำรท ได ส งออก

31 การลงร บเอกสารในโปรแกรม Microsoft Excel ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 31

32 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 32 หน งส อร บภำยใน หน งส อร บภำยนอก

33 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 33 หน งส อส งภำยใน หน งส อส งภำยนอก

34 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 34 หน งส อออกเลขค ำส ง หน งส อร บคำร องน กศ กษำ

35 ค ม อการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 35 บรรณาน กรม ระเบ ยบสำน กนำยกร ฐมนตร ว ำด วยเร องงำนสำรบรรณ. ส บค นเม อ 6 ม นำคม จำก 2_2548.aspx. ระบบสำรบรรณอ เล กทรอน กส สถำบ นเทคโนโลย ปท มว น. ส บค นเม อ 6 ม นำคม